關於 eisenhower box ，我們在網路上蒐集到這些相關的討論、資訊與評價

轉自優秀學弟

最近發現自己會把白天工作的節奏和習慣，逐漸移植到做家事上，而這也讓我和老婆得以釋放出更多時間，投資在更多有意義的事情上。

事實上，我自己有歸納出三個「把事情做好」的原則／工具／模式，被我應用在做家事還有其他生活中的大小事上面：

1. 緊急 - 重要矩陣 (Eisenhower Box)：有看過個人工作術相關書籍的人，一定會知道這個把待辦事項分為四個類型的矩陣，也一定會有一部份的人知道，應該先去做那些「重要但不緊急」的事情，因為這通常都是最有價值的。

不過我在使用這個工具的時候，重點不會放在怎麼把待辦事項丟進這個矩陣裡面，而是花時間去判斷何謂「重要」。畢竟，時間緊急與否，其實是個可以輕易控制的面向，不論你是：1) 挪移時間軸，運用預測能力把所謂緊急的事提前啟動；2) 運用其他人／事／物的時間軸作為槓桿，把自己的工作外包；還是 3) 單純提升自己的工作效率，都有辦法去控制時間的消耗程度。

但不論是挪移、運用槓桿，還是把自己的工作效率 turbo mode，都沒辦法幫你決定哪件事情比較有價值，所以我會把大部分的時間放在去思考這個問題上。

2. 前導時間 (lead time) 思維：假設你今天要回家做家事，洗衣機 (完成要耗時 1 小時)、掃地機器人 (2 小時)、煮開水 (10 分鐘)、曬衣服 (15 分鐘)、收衣服 (10 分鐘)、準備晚餐 (30 分鐘)...這幾件事情要做，你會先做哪個?

我的話會先啟動掃地機器人 -> 啟動洗衣機 -> 收衣服 -> 煮開水的同時開始準備晚餐 -> 收衣服。像掃地這種耗費大量時間，但又是由機器人代勞的事情，就應該第一個做，而在機器人運作的同時，你可以同時完成好幾件事情。

這個其實多數家庭主夫主婦都精通的技巧，其實跟工廠排產能的原理是一樣的。在工作上，假如今天有個 1 周後要預計拜訪的客戶要碰面 vs. 今天下班前要交的例行報告，不管怎麼樣你都應該先開始聯繫客戶，也是一樣的道理。

我自己是會把前導時間的觀念，跟重要 - 緊急矩陣搭配使用。當你在戰略層次把有價值的事情挑出來之後，在戰術層次就有辦法依據前導時間的長短，去仔細排序哪件有價值的事情得先做。

3. 機會成本 (Opportunity cost)：前面在講「時間」其實是一個可以控制的變項，不論是透過挪移時間軸、運用槓桿，還是提升自己的處理效率。但要決定要用哪一種方式「加速」，重要的依據還是自己的機會成本，以及如何依此機會成本來決定把工作自己做 vs. 外包給別人／事／物。前面講的洗衣機和掃地機器人，就是一種運用「機器人」作為槓桿的範例；跟同事及供應商分工合作，也是一種外包的決策。

一起「把事情做好」吧。

6 PHƯƠNG PHÁP NÂNG CAO NĂNG SUẤT LÀM VIỆC BẠN PHẢI BIẾT

>> https://happy.live/6-phuong-phap-nang-cao-hieu-suat-lam-vi…/

1. Ma trận Eisenhower

Tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ, Dwight Eisenhower từng nói rằng: Những gì quan trọng thì hiếm khi khẩn cấp, và những gì khẩn cấp thì hiếm khi quan trọng.

Trước khi trở thành Tổng thống, Eisenhower là vị tướng năm sao trong quân đội Hoa Kỳ. Ngoài ra, ông cũng từng giữ chức Hiệu trưởng Đại học Columbia. Eisenhower có một khả năng phi thường để duy trì năng suất làm việc của mình không phải chỉ trong nhiều tuần hoặc nhiều tháng, mà là trong nhiều thập kỷ.

Chiến lược làm việc hiệu quả nổi tiếng nhất mà ông đã từng áp dụng được đặt tên là Eisenhower Box (Ma trận Eisenhower). Đây là một phương thức quản lý thời gian dựa trên mức độ ưu tiên (Priority) được nhiều người thành công, nổi tiếng nghiên cứu và áp dụng trong nhiều thập kỷ qua.

Khi sử dụng ma trận Eisenhower, chúng ta có thể rõ ràng phân loại được các hoạt động của mình và sắp xếp chúng một cách khoa học, hiệu quả.

Cách mà bạn dành thời gian và ưu tiên cho bất kỳ phần tư nào trong ma trận cũng sẽ ảnh hưởng đến những hoạt động còn lại. Điển hình là, khi bạn đã dành thời gian vào hoạt động lên kế hoạch và chuẩn bị ở phần tư thứ hai, bạn có thể phòng tránh và loại bỏ nhiều khủng hoảng và rắc rối của phần tư thứ nhất. Khi cân bằng được thời gian dành cho phần tư thứ ba, bạn sẽ thực sự tận hưởng thời gian của phần tư thứ tư khi biết rằng mình đã hoàn thành hết các việc quan trọng.

Nhìn chung, bằng cách đặt phần tư thứ hai là ưu tiên hàng đầu, dù có gặp phải trường hợp khẩn cấp, bực bội, bạn cũng có thể bình tĩnh và kiểm soát được bởi bạn đã có khả năng chủ động phản hồi lại thay vì thụ động phản ứng.

Như vậy, chìa khóa của ma trận Eisenhower chính là sự ưu tiên (priority) và quản lý thời gian. Bạn cần phải phân biệt được đâu là việc quan trọng và ưu tiên làm trước. Đặc biệt, khi đã xác định được thứ tự ưu tiên rõ ràng, bạn sẽ tách được chúng với các yếu tố gây nhiễu và mất thời gian.

2. Chiến lược Seinfeld

Jerry Seinfeld được coi là một trong những diễn viên hài thành công nhất mọi thời đại. Ông là đồng tác giả của Seinfeld, sitcom dài tập được nhiều giải thưởng và được đánh giá là “Phim truyền hình hàng đầu mọi thời đại”.

Điều ấn tượng nhất trong sự nghiệp của Seinfeld không phải là ở giải thưởng, thu nhập hay những khoảnh khắc đặc biệt. Những tác phẩm ông tạo ra luôn ở mức độ tiêu chuẩn cực kỳ cao. Jerry Seinfeld tạo nhiều thành quả mà chúng ta có thể áp dụng cho cuộc sống thường ngày.

Trong thực tế cuộc sống, chúng ra muốn sáng tạo nhưng lại chần chừ. Chúng ta muốn tập luyện nhưng không có động lực. Và dù luôn muốn đạt được mục tiêu nhưng vì lý do nào đó chúng ta vẫn luôn trì hoãn chúng.

Câu chuyện được kể từ Brad Isaac khi ông hỏi Seinfeld “lời khuyên cho những diễn viên trẻ”:

“Ông nói rằng cách để có những vở kịch vui hơn là tạo ra những câu chuyện cười thú vị hơn, và cách để tạo những câu chuyện thú vị hơn là viết mỗi ngày. Ông sử dụng một số kỹ thuật đòn bẩy và bạn có thể sử dụng chúng để tạo động lực cho bản thân.

Ông tiết lộ hệ thống lịch độc đáo ông sử dụng để tự gây áp lực hàng ngày cho chính mình.

Ông nói tôi sử dụng một tấm lịch treo tường lớn mà cả năm trình bày chung trên một trang, treo nó trên một bức tường nổi bật. Bước tiếp theo là sử dụng một bút đánh dấu màu đỏ cỡ lớn.

Ông nói rằng mỗi ngày khi tôi bắt tay vào viết, hãy dùng bút, đánh một dấu X lớn vào ngày đó. “Sau vài ngày bạn sẽ có một chuỗi. Chỉ cần giữ nó thế, chuỗi sẽ dài ra mỗi ngày. Bạn sẽ thích nhìn thấy chuỗi này đặc biệt khi bạn thực hiện được công việc trong vài tuần liền. Công việc duy nhất của bạn là không phá vỡ chuỗi.”

“Đừng phá vỡ chuỗi hành động,” ông nhắc lại để nhấn mạnh.”

Kỹ thuật này đem lại hiệu quả vì thành quả không đến trong chớp mắt, đó là hành động phù hợp hàng ngày tạo nên kết quả phi thường.

Hành động nhỏ hàng ngày xây dựng nên thói quen lớn. Nếu bạn không phá vỡ chuỗi, bạn sẽ có nhiều cơ hội mà bạn chưa từng có. Những bước đi nhỏ sẽ tạo nên thành công lớn nhanh chóng.

3. Phương pháp quả cà chua

Pomodoro được tạo bởi doanh nhân người Italia vào những năm 1990 khi ông còn là sinh viên. Phương pháp này là chiến lược quản lý thời gian được thiết kế để tăng năng suất làm việc, với thời gian nghỉ ngắn giữa các phiên làm việc.

Phương pháp này đòi hỏi làm việc tập trung cao 25 phút mỗi lần (tùy từng người có thể thay đổi nhưng 25 phút là chuẩn mực). Mỗi phiên làm việc 25 phút được gọi là 1 Pomodoro. Sau mỗi Pomodoro, hãy nghỉ ngắn 3-5 phút. Hãy dừng lại ngay cả khi bạn nghĩ mình sắp hoàn tất công việc rồi. Sau mỗi 4 Pomodoro, nghỉ dài hơn từ 20 – 30 phút.

4. Tập thể dục

“Nhiều lúc tôi tự đặt câu hỏi rằng: Liệu tôi có thể trở nên thành công trong sự nghiệp và hạnh phúc trong cuộc sống cá nhân như hiện nay nếu như không đặt quan tâm vào vấn đề sức khỏe và thể chất hay không?”, doanh nhân nổi tiếng của Tập đoàn Virgin viết trên blog cá nhân.

Branson nói rằng môn thể thao yêu thích của ông là tennis, đua xe đạp, chạy và lướt ván. “Chúng ta chắc chắn có thể tăng hiệu suất làm việc gấp hai lần chỉ bằng việc tập thể dục. Nó giúp cho não hoạt động tốt hơn”, tỷ phú Richard Branson chia sẻ.

5. Quy tắc con ếch

Nếu coi con ếch sống – một món ăn không thể nuốt nổi là việc tệ nhất bạn phải thực hiện trong ngày, thì tại sao bạn không ăn luôn nó cho bữa điểm tâm sáng?

6. Quy tắc 2 phút

Nhiều người hay trì hoãn vì họ không biết nên làm gì tiếp theo. Họ luôn nói “Tôi sẽ bắt đầu nhanh thôi” nhưng nào thì lướt web để tìm thông tin, gọi điện thoại cho người bạn hay rồi nhắn tin cho chị gái. Bạn mất quá nhiều thời gian mà chưa bắt tay làm việc được. Sự thật thì nhiều việc có thể được hoàn thành trong chưa đầy 2 phút.

Theo tác phẩm “Getting Things Done” của David Ailen có quy tắc 2 phút nói rằng: Nếu một công việc nào đó bạn có thể hoàn thành trong vòng hai phút hoặc ít hơn, hãy ngay lập tức thực hiện nó.

Nguyên tắc 1: Nếu công việc chỉ tốn của bạn chưa đến 2 phút, hãy làm ngay.

Có rất nhiều việc lặt vặt thường ngày bạn lười chẳng làm ngay trong khi bạn có thể chẳng mất đến 2 phút để hoàn thành. Ví dụ như đổ rác, bỏ đồ vào máy giặt, gấp quần áo, cất cuốn sách lên giá,… Chính sự lười biếng và dồn công việc lại cuối ngày hay cuối tuần khiến bạn như luôn ngập trong núi việc.

Hãy tạo thói quen làm việc nhỏ ngay lập tức vì nó chỉ tốn của bạn không đến 2 phút. Hãy thực hiện theo quy tắc này và hành động ngay.

Nguyên tắc 2: Để tạo một thói quen mới, hãy bắt đầu làm việc trong 2 phút.

Bạn không thể hoàn thành mọi ước mơ, mục tiêu trong vòng 2 phút. Dĩ nhiên là vậy. Nhưng để bắt đầu chỉ cần 2 phút.

Viết bài: mở sổ ra và bắt đầu tập viết trong 2 phút.

Học kỹ năng nghe: mở mp3 lên và tập nghe trong 2 phút.

Đọc sách: đọc trang đầu tiên của cuốn sách trong 2 phút.

Nguyên tắc 2 phút khiến bạn dấn thân vào công việc, khi đó bạn sẽ dễ dàng tiếp tục công việc đó thay vì cứ ngồi trì hoãn mãi.

Nghe có vẻ như chiến lược này quá là bình thường nhưng nó lại phát huy tác dụng cho bất kì mục tiêu nào cũng vì một lí do đơn giản: nguyên lí của đời sống thực.

Nguồn: Curiosity

Happy Live dịch

– Thai Pham Happy Live – Thay đổi cuộc sống bằng cách giúp mọi người trở nên giàu có hơn

#Share_để lưu lại và ghi nhớ

6 PHƯƠNG PHÁP NÂNG CAO NĂNG SUẤT LÀM VIỆC BẠN PHẢI BIẾT

>> https://happy.live/6-phuong-phap-nang-cao-hieu-suat-lam-viec/

1. Ma trận Eisenhower

Tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ, Dwight Eisenhower từng nói rằng: Những gì quan trọng thì hiếm khi khẩn cấp, và những gì khẩn cấp thì hiếm khi quan trọng.

Trước khi trở thành Tổng thống, Eisenhower là vị tướng năm sao trong quân đội Hoa Kỳ. Ngoài ra, ông cũng từng giữ chức Hiệu trưởng Đại học Columbia. Eisenhower có một khả năng phi thường để duy trì năng suất làm việc của mình không phải chỉ trong nhiều tuần hoặc nhiều tháng, mà là trong nhiều thập kỷ.

Chiến lược làm việc hiệu quả nổi tiếng nhất mà ông đã từng áp dụng được đặt tên là Eisenhower Box (Ma trận Eisenhower). Đây là một phương thức quản lý thời gian dựa trên mức độ ưu tiên (Priority) được nhiều người thành công, nổi tiếng nghiên cứu và áp dụng trong nhiều thập kỷ qua.

Khi sử dụng ma trận Eisenhower, chúng ta có thể rõ ràng phân loại được các hoạt động của mình và sắp xếp chúng một cách khoa học, hiệu quả.

Cách mà bạn dành thời gian và ưu tiên cho bất kỳ phần tư nào trong ma trận cũng sẽ ảnh hưởng đến những hoạt động còn lại. Điển hình là, khi bạn đã dành thời gian vào hoạt động lên kế hoạch và chuẩn bị ở phần tư thứ hai, bạn có thể phòng tránh và loại bỏ nhiều khủng hoảng và rắc rối của phần tư thứ nhất. Khi cân bằng được thời gian dành cho phần tư thứ ba, bạn sẽ thực sự tận hưởng thời gian của phần tư thứ tư khi biết rằng mình đã hoàn thành hết các việc quan trọng.

Nhìn chung, bằng cách đặt phần tư thứ hai là ưu tiên hàng đầu, dù có gặp phải trường hợp khẩn cấp, bực bội, bạn cũng có thể bình tĩnh và kiểm soát được bởi bạn đã có khả năng chủ động phản hồi lại thay vì thụ động phản ứng.

Như vậy, chìa khóa của ma trận Eisenhower chính là sự ưu tiên (priority) và quản lý thời gian. Bạn cần phải phân biệt được đâu là việc quan trọng và ưu tiên làm trước. Đặc biệt, khi đã xác định được thứ tự ưu tiên rõ ràng, bạn sẽ tách được chúng với các yếu tố gây nhiễu và mất thời gian.

2. Chiến lược Seinfeld

Jerry Seinfeld được coi là một trong những diễn viên hài thành công nhất mọi thời đại. Ông là đồng tác giả của Seinfeld, sitcom dài tập được nhiều giải thưởng và được đánh giá là “Phim truyền hình hàng đầu mọi thời đại”.

Điều ấn tượng nhất trong sự nghiệp của Seinfeld không phải là ở giải thưởng, thu nhập hay những khoảnh khắc đặc biệt. Những tác phẩm ông tạo ra luôn ở mức độ tiêu chuẩn cực kỳ cao. Jerry Seinfeld tạo nhiều thành quả mà chúng ta có thể áp dụng cho cuộc sống thường ngày.

Trong thực tế cuộc sống, chúng ra muốn sáng tạo nhưng lại chần chừ. Chúng ta muốn tập luyện nhưng không có động lực. Và dù luôn muốn đạt được mục tiêu nhưng vì lý do nào đó chúng ta vẫn luôn trì hoãn chúng.

Câu chuyện được kể từ Brad Isaac khi ông hỏi Seinfeld “lời khuyên cho những diễn viên trẻ”:

“Ông nói rằng cách để có những vở kịch vui hơn là tạo ra những câu chuyện cười thú vị hơn, và cách để tạo những câu chuyện thú vị hơn là viết mỗi ngày. Ông sử dụng một số kỹ thuật đòn bẩy và bạn có thể sử dụng chúng để tạo động lực cho bản thân.

Ông tiết lộ hệ thống lịch độc đáo ông sử dụng để tự gây áp lực hàng ngày cho chính mình.

Ông nói tôi sử dụng một tấm lịch treo tường lớn mà cả năm trình bày chung trên một trang, treo nó trên một bức tường nổi bật. Bước tiếp theo là sử dụng một bút đánh dấu màu đỏ cỡ lớn.

Ông nói rằng mỗi ngày khi tôi bắt tay vào viết, hãy dùng bút, đánh một dấu X lớn vào ngày đó. “Sau vài ngày bạn sẽ có một chuỗi. Chỉ cần giữ nó thế, chuỗi sẽ dài ra mỗi ngày. Bạn sẽ thích nhìn thấy chuỗi này đặc biệt khi bạn thực hiện được công việc trong vài tuần liền. Công việc duy nhất của bạn là không phá vỡ chuỗi.”

“Đừng phá vỡ chuỗi hành động,” ông nhắc lại để nhấn mạnh.”

Kỹ thuật này đem lại hiệu quả vì thành quả không đến trong chớp mắt, đó là hành động phù hợp hàng ngày tạo nên kết quả phi thường.

Hành động nhỏ hàng ngày xây dựng nên thói quen lớn. Nếu bạn không phá vỡ chuỗi, bạn sẽ có nhiều cơ hội mà bạn chưa từng có. Những bước đi nhỏ sẽ tạo nên thành công lớn nhanh chóng.

3. Phương pháp quả cà chua

Pomodoro được tạo bởi doanh nhân người Italia vào những năm 1990 khi ông còn là sinh viên. Phương pháp này là chiến lược quản lý thời gian được thiết kế để tăng năng suất làm việc, với thời gian nghỉ ngắn giữa các phiên làm việc.

Phương pháp này đòi hỏi làm việc tập trung cao 25 phút mỗi lần (tùy từng người có thể thay đổi nhưng 25 phút là chuẩn mực). Mỗi phiên làm việc 25 phút được gọi là 1 Pomodoro. Sau mỗi Pomodoro, hãy nghỉ ngắn 3-5 phút. Hãy dừng lại ngay cả khi bạn nghĩ mình sắp hoàn tất công việc rồi. Sau mỗi 4 Pomodoro, nghỉ dài hơn từ 20 – 30 phút.

4. Tập thể dục

“Nhiều lúc tôi tự đặt câu hỏi rằng: Liệu tôi có thể trở nên thành công trong sự nghiệp và hạnh phúc trong cuộc sống cá nhân như hiện nay nếu như không đặt quan tâm vào vấn đề sức khỏe và thể chất hay không?”, doanh nhân nổi tiếng của Tập đoàn Virgin viết trên blog cá nhân.

Branson nói rằng môn thể thao yêu thích của ông là tennis, đua xe đạp, chạy và lướt ván. “Chúng ta chắc chắn có thể tăng hiệu suất làm việc gấp hai lần chỉ bằng việc tập thể dục. Nó giúp cho não hoạt động tốt hơn”, tỷ phú Richard Branson chia sẻ.

5. Quy tắc con ếch

Nếu coi con ếch sống – một món ăn không thể nuốt nổi là việc tệ nhất bạn phải thực hiện trong ngày, thì tại sao bạn không ăn luôn nó cho bữa điểm tâm sáng?

6. Quy tắc 2 phút

Nhiều người hay trì hoãn vì họ không biết nên làm gì tiếp theo. Họ luôn nói “Tôi sẽ bắt đầu nhanh thôi” nhưng nào thì lướt web để tìm thông tin, gọi điện thoại cho người bạn hay rồi nhắn tin cho chị gái. Bạn mất quá nhiều thời gian mà chưa bắt tay làm việc được. Sự thật thì nhiều việc có thể được hoàn thành trong chưa đầy 2 phút.

Theo tác phẩm “Getting Things Done” của David Ailen có quy tắc 2 phút nói rằng: Nếu một công việc nào đó bạn có thể hoàn thành trong vòng hai phút hoặc ít hơn, hãy ngay lập tức thực hiện nó.

Nguyên tắc 1: Nếu công việc chỉ tốn của bạn chưa đến 2 phút, hãy làm ngay.

Có rất nhiều việc lặt vặt thường ngày bạn lười chẳng làm ngay trong khi bạn có thể chẳng mất đến 2 phút để hoàn thành. Ví dụ như đổ rác, bỏ đồ vào máy giặt, gấp quần áo, cất cuốn sách lên giá,… Chính sự lười biếng và dồn công việc lại cuối ngày hay cuối tuần khiến bạn như luôn ngập trong núi việc.

Hãy tạo thói quen làm việc nhỏ ngay lập tức vì nó chỉ tốn của bạn không đến 2 phút. Hãy thực hiện theo quy tắc này và hành động ngay.

Nguyên tắc 2: Để tạo một thói quen mới, hãy bắt đầu làm việc trong 2 phút.

Bạn không thể hoàn thành mọi ước mơ, mục tiêu trong vòng 2 phút. Dĩ nhiên là vậy. Nhưng để bắt đầu chỉ cần 2 phút.

Viết bài: mở sổ ra và bắt đầu tập viết trong 2 phút.

Học kỹ năng nghe: mở mp3 lên và tập nghe trong 2 phút.

Đọc sách: đọc trang đầu tiên của cuốn sách trong 2 phút.

Nguyên tắc 2 phút khiến bạn dấn thân vào công việc, khi đó bạn sẽ dễ dàng tiếp tục công việc đó thay vì cứ ngồi trì hoãn mãi.

Nghe có vẻ như chiến lược này quá là bình thường nhưng nó lại phát huy tác dụng cho bất kì mục tiêu nào cũng vì một lí do đơn giản: nguyên lí của đời sống thực.

Nguồn: Curiosity

Happy Live dịch

– Thai Pham Happy Live – Thay đổi cuộc sống bằng cách giúp mọi người trở nên giàu có hơn

#Share_để lưu lại và ghi nhớ