最近忙搬家,在Marketplace上面賣一些閒置很久的東西,上週賣了一個米老鼠的烤土司機,面交的時候我問對方:「你要檢查看看嗎?」對方張大眼睛:「I don’t speak English! Only Spanish!」我有點錯愕,畢竟我大學的時候雖然修過西文,但我現在真的只記得Adios而已,最後我們使用了萬能的Google翻譯成功賣出了商品。
離開後我問圖哥:「怎麼會有人在紐約不會英文啦!」很常正義魔人上身的他說:「法拉盛也有很多人在美國住一輩子也不會講英文啊,或是她可能是邁阿密來的,只會講西班牙文很正常啊。」也是,美國就是這樣一個國家,無論什麼膚色、說什麼語言,都能在這裡過生活、實現夢想的地方,我點點頭接受了這個說法。
今天上班的時候有個廠商突然打來:「我都聯絡不上你們公司的會計,我有些收款的問題需要解決,我可以把發票寄給妳嗎?」我納悶,我們公司的會計回信一向很快,於是我問會計能不能處理一下這些款項問題,她給了我一個生氣的表情符號,她說她會把跟那個廠商的往來email寄給我,她覺得對方很無禮。
原來,這筆出問題的款項是去年三四月的,如果有問題,去年八月底以前就該反應,都過了一年,會計說需要跟總經理匯報,於是廠商回信的時候,應該是不小心按到回覆全部,跟他們內部的員工說:「XXX根本聽不懂英文,我會跟Joyce聯絡,看看能不能有別的處理方式。」
哇靠我看到這個信件內容可以說是勃然大怒,會計是中國人沒錯,但早就在美國待了十幾年綠卡都拿到了,英文非常流利,重點是那個廠商是印度廠商,大家都是在美國被歧視的亞洲人,在Stop Asian Hate風潮正在吹起的現在,他那句「She doesn’t speak Englsh」真的惹怒了我,首先她會講英文,再者會講英文有這麼了不起嗎?會講英文也不能把錯的款項硬凹成對的啊!
其實我負責的那個品牌早就在今年已經縮減預算,本來就不會繼續跟那個廠商合作,但我吞不下這口氣,請示主管過後,我回信給那個廠商:「關於款項一事我們會請示總經理並確認你們的支票是否已經兌現,而你對我們組員的不尊重,讓我嚴重質疑你們的專業能力,還有對美國文化及亞裔市場的理解力,在款項問題解決後我們不會繼續跟你們合作。」
前幾天被研究所的學妹問到,在工作場合我最重視的是什麼,我說:「那些數字、程式碼如果硬要學誰都能學會,但我最重視的是道德還有溝通能力,畢竟到頭來,沒有這些能力很容易把工作搞砸。」沒想到今天就發生了這一樁,你沒道德、溝通能力不好,連回信都能按到回覆全部,失去客戶也只是剛好而已。
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大家好!我是Joy!曾經有學員在英文簡報課下課的時候跑來問我:「Joy老師,妳的課真的很有趣,我想要來上英文的商務書信課,但不知道適不適合?因為現在我們公司,跟外國客戶大多是用通訊軟體,而且大部份都是一些制式的內容,例如產品進度、出貨時間等等,感覺即使有用Email溝通,也不用在文字多做變化…這樣老師評估我還需要上這堂課嗎?」
開玩笑?!當然要上啊!那可是我的課耶!😆怎麼會問我推不推薦這門課呢?🤣
不過講認真的,現在國際企業間交流越來越頻繁,再加上這波疫情,人與人之間,面對面交流的機會反而變少了,你跟客戶之間通的email,就代表著你的第二張臉。
因此,這堂課的目的就是要透過文字的力量,讓你在客戶面前展現最專業的一面,有效地達成溝通的目的。
很多人會把英文信件寫得不好歸咎於是英文能力不行,但是我認為,很多人寫不好英文信,英文還不是最關鍵的問題,而是人和人之間的眉角。
舉例來說,很多人都習慣在信件後加一句 thank you ,一方面是表達客氣,一方面也當作「以上報告」的意思。
但如果內容沒有提到是因為對方有幫忙或者是做了什麼需要感謝的事,這樣的寫法很容易讓外國收件者納悶:「究竟是在謝什麼?」
相反地,另一種情況則是真正需要人家的幫忙,於是就寫了一句 thank you in advance (先謝過囉),結果就是讓人更不舒服,因為收件者根本就沒有答應,你就先跟他說謝謝,那他到底是做還是不做呢?
許多同學都告訴我,這樣寫信比較禮貌,因此對於很多的需求要嘛就是很迂迴婉轉地去說,沒有直接了當地說明,但這樣反而造成對方搞不清楚重點是什麼,自然也就不會馬上回信⋯
但事實上,外國收件者更傾向你直接了當地提出明確需求,獲得對方的同意後,再去表示你的感謝,也因此在這樣的情境反而要說的是 I would be grateful if you could help me + (具體要協助的內容),例如:I would be grateful if you could finish the report and reply to me by this weekend.
那麼對方會更明確知道你需要他回應的動作是什麼,以及他也能夠自身先衡量是否能夠做到,再回覆你,而不是因為被視為理所當然先謝謝了,搞得他不知道自己究竟現在要怎麼回覆。
發現了嗎?其實用法都沒有錯,但是每個人對話語文字的『敏感度』都不一樣,因此這堂課不僅僅是教你怎麼寫好Email課,還有帶你看透職場的溝通誤區,並且教你怎麼又快又好的寫出別人看得懂、能回應、能有效解決問題、說明狀態的好Email。
千萬別認為寫好Email對職涯沒有幫助,想想看,你的外國客戶一天要收到多少英文Email?很可能超過上百封!如果你的商務英文郵件寫得不清不楚不簡潔,實在很容易被忽略。
在這堂課中,我也會分享一個在科技業打滾的職場小菜雞,是如何靠著每天寫的Email,成功在主管和其他部門主管心中刷下存在感,然後被叫去教他們同仁寫信,再到最後因緣際會被挖角走上講師一途。
所以這堂課,不僅僅是一堂結構化的Email寫作課,更是一堂談職場溝通的真實經驗分享。
【大人學英文:商務Email的結構化寫作法】
>>https://bit.ly/3lAIS2g
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#英文信件對我影響深遠的兩次
今天看到大人學的Byran po文討論,有個讀者詢問:在外商公司,大老闆在國外,平常不見面,要如何表現?
Bryan回答:靠email,清楚表達、邏輯思辨,你會給人家留下好的印象深刻。
我實在是再同意不過了。
我的職涯裡,有三年的工作就是處於老闆不在台灣的囧境,我因此有兩個很印象深刻的印象。
第一件事情發生在我進公司的第一年,公司預備裁員,我是菜鳥、面對24 on call我很容易緊張到犯錯,於是,我自然是在名單上。公司讓我再次回到了三個月的probation。
我其實沒有過,第一個月我就知道,我不會過,我第一個月因為更緊張,更頻繁出包,我頻繁到我認真覺得自己是不是腦袋有問題。自己每天都驚醒,時時刻刻擔心出錯。
但我不想離職,我好想要繼續努力,那是我夢想的工作。
後來,總經理換人,就在我被放上正式裁員名單的前夕。
我知道,新的總經理來,我又是新的機會,我找了我們部門英文最厲害(喔對因為我英文很差),我跟他說我的困境,我說我有把握我之後會不出錯,我要留下來,但關鍵是,我做的事情連自己部門的人都好難理解,我要怎麼跟一個老美老闆解釋清楚,並且讓他把我從裁員名單拿下來來。
於是,我們調查好他的飛機什麼時候抵達台灣(喔這時候你在辦公室的弱連結很重要),我們的目標就是在他下飛機的那一刻,打開信箱,就看到了我的完整自我介紹信件。
我們寫到凌晨四點,寫了無數版本,想了很多方法,最後我們用了比喻,那是一封兩頁A4的自我介紹信件,包含我做的事情、我未來的想法,那是我第一次人生覺得自己在作弊,因為我寫中文,那個英文最好的幫我翻譯,但是我沒辦法,我需要留下來。
信件發出後,這還不夠,新老闆一來最喜歡做什麼?1-1聊天,我知道,我開口,他會說好。
果然,他答應給我20分鐘,我準備了簡報,我的目標是告訴他我真的很重要,你要留下我。
我簡報一打開,他就讓我暫停,他說「我知道你的重要性,無庸置疑,昨天的信件說得很清楚,你不需要重複了,你想要跟我說什麼?」
我說「我想要告訴你,我在裁員名單上,我需要你把我的名字拿掉。」
那一年我26歲,我極力忍住不哭的語氣,我努力地說。
他很驚訝地說:「喔,我不知道這件事,我不知道能不能改變,但是我會去了解。」
10分鐘後,我很沮喪的出去,我說「好消息是我英文進步了,我都聽得懂也可以回答,但壞消息是他說他不知道這件事。」
我記得我懷著可能是最後一次跟同事唱歌的心情去聚會,然後我在KTV收訊那麼差的地方,收到他跟我說「我跟人資說了,你會留下來的,我們不能失去你這麼好的員工。」
那次我知道:
1. 一封好的英文自我介紹信件可以救我。
2. 不到最後一刻不放棄。
這封信讓我留下來。
我不只留下來,他還加了我薪水,儘管不多,但我備受鼓舞。
後來組織異動,我的老闆換了另外一個美國人。
有了上一個經驗,我當時的英文進步、對部門了解更多,我又更敢說,27歲,靠著自己的英文筆戰(年少輕狂不懂事),直到現在,我一直記得一句話:
If you want it, say it.
我何止say,我簡直是盡情發表。
我會算美國老闆的起床時間、上班時間、正常應該回信的時間,每個時間他的回覆代表不同的意思,我細心判斷我是否需要follow up。
我還會直接打(我現在想想,他可能覺得很無奈,一直被一個台灣妹妹騷擾),但他會聽,我說得越多,他回應越多,我越知道他的想法,我就越敢抗辯。
但這一切不是全然莽撞。
這中間有一個轉捩點:我們需要飛一趟美國總部開年度會議,會議名單沒有我。
我很生氣,為什麼沒有我!!!哈哈哈哈哈哈
我覺得一定是他不知道我!!!對!我要自我介紹。
於是我傳訊息給他,一個很像email的信件,我這次知道怎麼寫,我跟他說我覺得我該去參加,他說我們沒有提案,我說我有,他說「好,那台灣時間明天早上8點你跟我說一次。」
我一口答應。
但我最好有提案啦,但要先答應。我這次沒有人可以幫我,還有12小時,我瘋狂做、瘋狂練習、瘋狂找之前的email、瘋狂找數據,幾乎又要到半夜。
然後我早上8:00表現超爛,但我真的想去,我們一個小時都在邏輯辯證、抗辯,我把我全部的會的都說了,我就是不願意我沒有出現在那場會議。
但是,老闆不滿意。我說:「我保證一個半月後我會改進我的提案」,我永遠記得那通電話的最後一句話:
“ welcome to Dallas”
我幾乎要哭了。
我憑著這樣的精神簡直就是殺不死的蟑螂,明明英文很爛,但是可以到處看別人的email,看那些厲害的怎麼寫,我就學起來,意思如果一樣我就照抄。
還有老闆怎麼寫,我就一樣怎麼回,你說是copy cat都不為過,但沒辦法,那裡都是厲害的人,英文每一個都嚇嚇叫,我這種純中文系的,真的要擷取他人精髓。
而且,語言是拿來表達,能表達比較重要。
很多人問說為什麼我曾經英文很好(對是曾經),因為在這樣的環境下操練三年,我根本還趕不上大家的腳步。
這份工作最後一封長信,我最印象深刻,是一個很爭議的議題,我半夜三點寫了很長很長的信,我很完整的說明:
情況判斷、我的想法、人力安排、我的願景。
我其實也不知道為什麼突然這麼可以寫,我只是覺得,如果我知道、我有想法,為什麼我不說?我現在思考,那時候的信件還是有漏洞的,例如欠缺人性的考量等等,但是,都寄出去了哈哈哈哈哈哈。
我收到了一封回信,美國老闆回「這是一封很詳細的信件,我會認真考慮。ps 我把你的信轉寄給CEO,我覺得他也需要知道你的想法。」
那一年,我當了管理20個人團隊的客服主管。
那是我第一次知道,email的威力,是你寫得好,你就可以有很多可能。
半夜想到了這些事,過去很莽撞,覺得是自己的就要爭,但也因為這樣,有了這些想起來還是覺得懷念。
我知道我過去的CEO都不會看到po文,但想對你們說「謝謝你們過去對於我這個小妹妹的照顧(鞠躬),那些和你們打電話抗辯的時刻(真的是隨時隨地打電話越洋吵架,我那時還會覺得我都算好你那邊是白天喔)現在想想,真的是無比莽撞與沒禮貌,但謝謝你們的包容,希望你們未來一切順利:D」
#2020年小金魚的日更200篇挑戰 #DAY133