「建立公正文化,鼓勵提出問題,而非解決提出問題的人——談談公司化以外的台鐵改革」
昨天在交通委員會備詢時,王國財交通部長不斷強調「普悠瑪是車子的問題、太魯閣是工區管理的問題」。但是,這些只是個案問題嗎?
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2018年的普悠瑪事故,撞出了台鐵驗收管理和車輛維護的問題,也讓台鐵進行了總體檢。
體檢報告要求台鐵建置安全管理系統(SMS),台鐵因此在2018年設立「營運安全處」,推動建置及落實安全管理系統。
然而,今年4月的太魯閣事故,又撞出了台鐵對於工區管理的問題。
重大事故後的「總體檢」完成後,又再次發生重大事故,凸顯台鐵的問題不是個別問題,而在整體的組織與文化。
可惜的是,王部長的台鐵改革,「總路線就是公司化」,彷彿只要公司化,所有問題都會跟著解決。
事實上根本不是如此。
首先是組織的問題。
台鐵是三級機關中,具有超高密度組織法規範的特殊機關。包括「交通部台灣鐵路管理局組織條例」、「交通部台灣鐵路管理局所屬分支機構組織通則」、「交通部台灣鐵路管理局餐旅服務總所組織條例」和「交通部台灣鐵路管理局貨運服務總所組織條例」。
連餐旅服務單位都要組織條例,就可以知道機關組織的僵化和龐雜。而運務、工務、機務及電務四大分支,看似各司其職的組織分工,實則各自為政,讓人力到資訊都難以統合。
這個問題,王國材部長非常清楚。因此在上任之後,就表示將設立「分區營運中心」,整合運務、工務、機務及電務的運作。
但是,「分區營運中心」並沒有組織法上的定位(事實上,連營運安全處都是黑機關!)。這些仰賴部長授權而存在的單位,到底能多大程度「整合」台鐵,讓台鐵更安全,甚至建立「合作文化」?
可惜的是,從行政院到交通部,並不認為制度上的組織改造,應該優先於台鐵的公司化。
其次,則是文化問題。
特別是從公務機關的究責文化,走向公正文化(Just Culture)的決心。
什麼是公正文化?
國際民航組織(ICAO)第9859號文件第1版有非常清楚的定義:「一個良好報告文化之根基乃為不處罰環境,員工須了解並認可何謂可接受行為和不可接受行為。雖在一個不處罰環境下,但管理者絕不容許明知故犯或是刻意違反之行為。在特定環境下,公正文化認可需有處罰行動,並試圖去定義可接受和不可接受行動或活動之界線。」
簡單講,在承認人會犯錯的前提下,可以欣然接受小孩指出國王沒穿衣服,員工指出台鐵螺絲掉滿地。
只有在互信文化下,才能鼓勵員工主動提出重要的安全資訊。
可惜的是,過去台鐵家醜一旦外揚,台鐵最先想到的都不是「怎麼解決問題」,而是「趕快解決提出問題的人」。
於是,從下班後主動巡查通報斷軌的道班領班、指出列車習慣性超速趕點的司機,到普悠瑪事件後具名接受媒體採訪點出問題的技術人員,都被一一懲處。
這樣的組織文化,如何鼓勵員工主動反映問題、解決問題?
最後,在制度上,鐵路法也沒有和「民用航空法」一樣,有對主動提出問題者減輕或免除處罰的保障。
民用航空法第112-1條:「對於前二條未發覺之違規,主動向民航局提出者,民航局得視其情節輕重,減輕或免除其處罰。」這就是希望藉由制度性的保障,建立起「公正文化」,讓員工更容易主動表達疑慮以獲得資訊,防微杜漸。
人命關天,高度強調風險管理以確保安全的航空業,對吹哨者有相關保障,同樣涉及高度風險還常常出狀況的鐵路,又怎麼能不重視?
可惜的是,部長在今天的質詢上面表示,應該只需要內部規定做就好。只是,內部規定,難以成為阻卻法律責任的事由。
台鐵近年來,建置和落實安全管理系統的嘗試,我認為要予以肯定。
不過,如果不能直面沉痾已久的組織與文化,那麼,再多SOP的建立,只怕就像軍隊中的「喝水小卡」或保15-002表格(裝備檢查及缺失改正表),除了增加行政成本和偽造了更多文書之外,也難以阻止下一個普悠瑪,下一個太魯閣事故的發生。
同時也有14部Youtube影片,追蹤數超過0的網紅ezManager,也在其Youtube影片中提到,本集聲沙請慎入。你是否想過請主管同事吃誠實豆沙包,來讓自己更進步突破? 連貫第40集,本集作者教我們如何採樣,尋求真實反饋的步驟step by step以及範本。了解自己的職場招牌優勢,校准你的優勢和劣勢面對真相,打造你在職場專屬差異化(個人品牌),加上心態設定小撇步,新的心態思維陪你創造全新的經驗...
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在當前的市場經濟條件下,“時間就是金錢,效率就是生命”,可見效率的重要性。工作效率是各行各業的生存之本,一個單位看它的工作效率就可知道它的精神風貌和團隊精神。但是在現代企業管理中,員工責任感的培養越來越受到企業的重視。
企業員工對企業的責任感是員工對自己在企業中所承擔的責任、義務的高度自覺,表現為對本職工作盡職盡責,充分發揮自己的積極性、主動性、創造性。如何使員工樹立起對企業發展的強烈責任感是企業的經營管理者必須深入思考的重要問題。
因此,如何提高工作效率,同時加強員工的責任感的培養成為企業管理者首先必須解決的問題。那麼,效率與責任之間有沒有某種聯絡呢?它們之間到底是什麼關係呢?
下面就結合本人對兩者的認識,談談效率與責任關係。
首先是:如何提高工作效率?大概可以分為二個方面:
第一是工作的硬體設施;第二是能力(包括個人能力及團隊的綜合能力)。在物質飛速發展的今天,硬體設施已經不是問題了。因此,今天我們主要講的是能力。
能力是保證效率的前提。做任何一項工作都需要求工作者具備相應的能力,因為只有具備必要的能力,才能完成工作任務,所以說“能力是保證效率的前提”,但無論是公務員還是企事業單位工作人員,他們在進入工作崗位之前都通過水平和能力測試,都具備必要的工作能力。由此可見,保證工作效率的前提都具備,那麼決定工作效率的關鍵就是責任。
責任是提升效率的關鍵。同樣做一項工作,有的人做的既快又好,有的人卻做的既慢又差,細細分析一下就不難發現,責任心在其中起到的決定作用。蜀鄙二僧下南海的故事就告訴我們一個既淺顯又深刻的道理,本來富僧更具備下南海的能力和條件,但因責任心問題,一直未能成行,而貧僧卻不具備下南海的條件,但他憑著一顆強烈的責任心,只靠一瓶一缽卻實現了南海之行。
在我們日常工作中,類似的事情就太多了,有的人老是強調工作的難度,不從主觀上找原因,只從客觀上找藉口,到頭來一事無成,相反有的人每天默默無聞,盡心盡責去做事,好像在他們面前就沒有困難,工作效率非常高。無數的事實告訴我們,強烈的責任心是提升工作效率的關鍵環節。
同時效率是提高能力的途徑。想幹事並且幹成事後會有一種成就感,同時能增強工作信心,在這週而復始的過程中,效率的不斷提升,就會大大促進一個人的工作能力提高,這就是我們常說的“能人更能、庸人更庸”的道理。於此同時,企業給予員工充分展現自己的機會,也會加強員工的歸屬感。
讓員工感受到了家的感覺,因此員工也會更加的投入到工作中去。潛移默化,員工的責任感也會更加的強烈。
綜上所述,本人認為:責任可以決定效率,同時效率的提升又可以促進能力的提高;能力的提高也會增強責任感。因此責任與效率是相輔相成,互相促進。
因此如何增強工作責任心,提高工作效率成為企業向前發展的瓶頸。首先:帶好頭。
兵熊熊一個,將熊熊一窩。一個單位的領導、中層科室長,一個企業的管理者如果思想懈怠,疏於管理,放鬆監督,帶頭作用缺乏,員工自然跟著懈怠。第二:
加強學習,改革創新。只有加強學習,提高文化知識水平,努力學習業務知識,提高業務能力和水平,勇擔責任,敢於創新,我們的工作水平才能進一步得到提高。第三:
嚴制度。人有懶惰的天性。原本規章制度執行得很好,時間一長自然懈怠,思想上一放鬆,責任心就減弱,行為上自然就鬆懈。
時間就是生命,效益就是成績。而我感受效率也是一種責任。所以,在工作中加強職業責任心,增強職業道德意識,提高工作效率是非常重要的。
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如何 做 一個 管理者 在 偽學術 Facebook 的最佳解答
〖認真聽〗教授真心話 😏 | 在家工作(上課)根本就很好 | #用最chill的姿態來上課 | 遠距參與的魔幻時刻 | 在家上班的優缺點 | #遠距有限公司 | WFH的組織傳播爭論 // 李長潔 ft. 阿丹老師、小也老師 💻
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隨著確診人數的下降,疫喵施打的普及,情況發展狀況逐漸轉好,我們已經準備好回到正常美好的日常生活。可以在咖啡館享受午后時光,可以去台南來一場小旅行,可以與親朋好友共處狂歡。
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但,你有想要回去辦公室上班嗎?#遠距工作是不是好像也是一個不錯的選項?🤔
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今天的節目,與 臺灣通傳智庫 的podcast節目「台灣問事」聯播,和世新大學的黃采瑛教授、文化大學的徐也翔教授,一起討論「#遠距課程」、「#在家上班」的可能與不可能。透過Robert C. Pozen與Alexandra Samuel在《遠距有限公司》(Remote, Inc)一書,提供了四個遠距工作時應該注意的組織溝通策略給大家~
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📌 #今天的內容有
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▶ 史上最長暑假,終於開學了
▶ 遠距課程超好玩~
▶ 數位溝通的(不)可能性
▶ 遠距授課是一個「魔幻的時刻」
▶ 用最Chill的姿態來參與
▶ 在家工作的神奇時刻
▶ 紙本公文遞送應該要數位化了吧~
▶ WFH到底有沒有效率
▶ 在家上班的「組織傳播」爭論
▶ 遠距有限公司
▶ 在家工作根本就很好
▶ 工作時最重要的是「八卦」
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📣 #KKbox 聽這裡:https://podcast.kkbox.com/episode/OsPXXbf_70BynlpB4_
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📣 #Firtory 聽這裡:https://open.firstory.me/story/cktxytj3y7jx80939n4q7egeg?ref=android
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📣 #Spotify 聽這裡:https://open.spotify.com/episode/75pLp2muay5h0V9h4CwI5v?si=CpzanfvHQi6rT_zpo-N0pA&utm_source=copy-link&dl_branch=1
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📣 #Apple 聽這裡:https://reurl.cc/KrpKpp
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📲 #FB 完整論述:https://m.facebook.com/story.php?story_fbid=1862370957283854&id=208541192666847
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/// 完整論述 ///
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隨著確診人數的下降,疫喵施打的普及,情況發展狀況逐漸轉好,你是否也在期待日常生活能夠回到平常安定的狀態。可以在咖啡館享受午后時光,可以去台南來一場小旅行,可以與親朋好友共處狂歡。但,你有想要回去辦公室上班嗎?遠距工作是不是好像也是一個不錯的選項?
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▓ #全世界最大的在家上班實驗
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在人手一機的時代,傳播學者José van Dijck(2013)在《連結的文化》中寫到,從Web1.0到Web2.0,就是2001到2012年之間的巨大數位轉型,傳播機器運作下的虛擬交流協作,成為一種重要的社會文化形式。勞動的場景亦無法自外,從電子郵件、互聯網站到同步視訊,組織的內部與外部運作,一直以來其實都被傳播技術與機器介入著(García-Orosa, 2019)。只是當前情景更加促使我們去思考,組織與個人的工作關係裡,技術介入所產生的意想不到的可能與不可能。
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連TIME雜誌都指出:「這是世界上最大的在家上班實驗。」越來越多的工作者與組織因為益情的關係,嘗試了遠距工作的可能性。從組織溝通(organizational communication)的角度來看,隨著組織轉向遠距協作,組織溝通也變得越顯重要。
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各個組織必須依據實際情況的變化,提出相應的工作安排,也留意員工個人的健康。甚至我們可能會突然發現,原本依賴面對面溝通的諸多工作場景中,其實存在著諸多問題,像是敷衍了事的工作規劃、相處不良的人際關係。
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▓ #遠距工作時,組織溝通更重要!
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所謂組織溝通,是指一個組織群體中的語言互動過程,強調由人與關係所建構出來的世界,我們每日的生活都無法離開組織中的訊息產製、互動模式、意義建構、領導統御、文化形塑等多種行為(秦琍琍,2011)。也就是說,幾乎人類生活中的所有事務,都是依靠組織及其協商、合作、交流來達成且構造世界(李長潔,2012)。所以,當人們不能群聚在一起時,究竟會不會造成工作上的不便與劣勢?
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遠距工作對生產力的影響,其實早在80年代時,因電信技術的發展而被討論過,當時的結論是:在家工作根本很好啊,其有較低的物理需求、較高的自主性、可以明確地交出成果。當然,能夠成功在家工作的人,通常有高度的自我激勵與自律能力(Olson, 1983)。不過,還是有研究者認為,工作需要有一個足以提供完全溝通的實體場所,才能促成對話與消減誤解(Kraut et al., 2002)。
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正如我們所經歷的,許多遠距協作的傳播技術已經存在或快速開發中,電子郵件、電子布告欄(bulletin boards)、即時訊息(instant messaging)、共享文件、視訊會議、通報服務(awareness services)等,這些數位技術在很大的程度上,協助了組織成員進行對話溝通,也滿足工作效能(Olson et al., 1997)。
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但也有學者如Kang等人(2020)針對僅依賴於電子郵件的遠距工作進行研究,他們發現,建立在電子郵件「收發」特質上的溝通,使得組織變得支離破碎。需要仰賴更完善的組織訊息規劃,例如定義郵件的重要性層級,才能讓組織成員真正參與到工作的運作中。
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▓ #四個遠距工作時應該注意的溝通策略
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Donald Sull、Charles Sull、Josh Bersin(2020)在麻省理工大學商學院的管理期刊上建議進入WFH的組織與人們,如何更快速、無痛地進入這個新的工作時代。他們找了441位人力資源管理者進行調查,結果發現「參與度」、「生產力」、「連結感」,是當前疫情下遠距工作首要的問題。這些問題除了傳播交流、任務協作的硬體與軟體備整外,更好、更適合的組織溝通設計就是關鍵之處。
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Robert C. Pozen與Alexandra Samuel(2021)在《遠距有限公司》(Remote, Inc)一書中,提供了四個遠距工作時應該注意的組織溝通策略:
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1⃣ #訂好基本規則(ground rules):雖然從前面的討論來看,人們在可以自主控制工作目標時,達到不錯的工作效能。但定立基本的團隊規則,才會幫助組織成員知道自己應該怎麼行動。所以,我們應該確立一套關於工作時間、會議舉辦、電子郵件傳遞、資訊共享的明確指南。人們才不會迷失在居家日常與不斷檢查最新訊息的漫漫長日中。
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2⃣ #建立團隊會議(team meetings):每週的例常視訊會議,不但是為了傳遞最新的組織資訊,分享團隊工作成果,促進知識與經驗的交流。同樣重要的是,除了工作會議,我們應該擁有一段產生社會關係的友誼時光,像是虛擬的「茶水間閒聊」(water cooler),每天早上與同事一起喝一杯咖啡,讓組織成員在遙遠的距離中,仍然可以感受到同理心。此外,在視訊會議時打開鏡頭也是一個重要的溝通策略,其可以展現非語言溝通的暗示,表現許多無法言明的事情。
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3⃣ #善用一對一的交流(one on one):當我們身處在實體辦公室時,一對一的溝通無時無刻都可能會發生。但進入到遠距工作後,一對一溝通的機會便要主動規劃與創造,以確保每一個人都沒有「脫隊」。這種較密切的互動並非用來進行嚴密細微的工作檢查,其目的是在發現組織成員需要支持與幫助的地方,讓每個人都可以獲得足夠的關注。
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4⃣ #確實地評估表現(performance reviews):遠距工作的情況下,我們時常無法獲得足夠的工作反饋與激勵,有時候根本就被埋沒在螢幕背後。所以,清晰明確、容易上手的績效表現評估方式,可以讓組織成員彼此了解工作的成果,知道自己應該維持哪些優秀的做法,以及需要改進哪些盲點,或進一步地微調工作流程。這也是一個不錯的組織學習與個人成長的途徑。
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▓ #數位時代中的組織溝通素養
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遠距工作到底行不行的爭論,就這樣從80年代持續到現在,不管你接受與否,這已然是全世界的人都正在做(或已經做過)的事了。如何在居家上班、遠距工作的情境下,建立有效的組織溝通,尚有著巨大的挑戰。
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我們勢必須要花更多的時間制定工作計畫,穩定溝通的流程,協調各種事務,運用更豐富、更精確的口語表達與人際互動技巧,來創造與嘗試工作的新形態。無論我們是否可以真正地順利地進入「新的後疫情時代」,遠距工作的可能性,與對組織溝通素養的重視與培養,將是這場疫情中珍貴的學習與成果。
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🗂 #參考文獻
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1. Van Dijck, J. (2013). The Culture of Connectivity: A Critical History of Social Media. Oxford University Press.
2. García-Orosa, B. (2019). 25 years of research in online organizational communication. Review article. El profesional de la información (EPI), 28(5).
3. 秦琍琍(2011)。《重返實踐:組織傳播理論與研究》。台北:威仕曼。
4. 李長潔(2012)。組織傳播研究中的論述取徑:一個領域的探索。《傳播與管理研究》,11(2),3-38。
5. Margrethe H. Olson. 1983. Remote Office Work: Changing Work Patterns in Space and Time. Commun. ACM 26, 3 (March 1983), 182–187.
6. Kraut, R. E., Fussell, S. R., Brennan, S. E., & Siegel, J. (2002). Understanding effects of proximity on collaboration: Implications for technologies to support remote collaborative work. Distributed work, 137-162.
7. Olson, J. S., Olson, G. M., & Meader, D. (1997). Face-to-face group work compared to remote group work with and without video. In K. E. Finn, A. J. Sellen, & S. B. Wilbur (Eds.), Video-mediated communication (pp. 157–172). Lawrence Erlbaum Associates Publishers.
8. Kang, R., Zhu, H., & Konstan, J. (2020). Organizational Bulk Email Systems: Their Role and Performance in Remote Work. In microsoft.com.
9. Sull, D., Sull, C., & Bersin, J. (2020). Five ways leaders can support remote work. MIT Sloan Management Review, 61(4), 1-10.
10. Pozen, R. C., and Samuel A. (2021). Remote, Inc.. Harper Business.
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《第三部份問答》首先是請教主管 兩個問題:
1. 你認為我有沒有哪些機會,可以做更多我擅長的事情?
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2. 你認為在我的這個職務中的最適合人選會具備哪些技能?對於每項技能,您如何按照 1 到 5 的等級給我打分?
《第四部份問答》:
選擇三到七個與您密切合作的人,詢問他們是否願意分享一些意見反饋來幫助您改進。
如何邀請一個誠實的意見反饋,Julie範本:
Hey,我很重視你的意見,
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:: 正面與負面人格特質形容詞,若關係人答不上來,給他們參考正面的。
:: 職場人格特質形容詞圖表 參考2
《第一部份問答》:
1.請問最了解和最喜歡我的人(家人、重要的其他人、親密的朋友)會如何用三個詞來形容我?
Julie的回答:有思想、有熱情、有動力
2.我自己最引以為豪的三個個人特質是什麼?
Julie的答案:好奇、反思、樂觀
3.當我回顧我做過的成功的事情時,哪些我的個人特質在這些成功事上 值得稱讚
Julie的答案:遠見、決心、謙遜
4.我從主管或同事那,收到的前三項最常見的正面反饋是什麼?
Julie的答案:有原則、快速學習者、長期思考者
收斂歸納:Julie的招牌優勢為 夢想遠大、學習速度快、保持樂觀。
《第二部份問答》:
1.我的內在批評者每次都批評我什麼?
Julie的回答:過度分心,太在意別人的想法,沒表達我的想法
2.如果上帝要給我三個禮物,是我現在不具備的職場能力,那會是什麼?
Julie的答案是:無盡的信心,清晰的思想,難以置信的說服力。
3.在職場中會讓你地雷爆炸的三件事是什麼?
Julie的回答:不公正感,認為別人認為我無能,自負膨脹的人
4.關於如何提高我的工作效率,我的主管或同事,最常提出的前三項反饋是什麼?
Julie的回答:更直接,承擔更多風險,簡單地解釋事情。
收斂歸納:阻礙Julie前進的最大障礙是自我懷疑、容易複雜化 以及不夠清晰和直接。
★過往集數關聯
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★ 本集重點摘錄:
Julie說 提供批判性反饋的最佳方式是 直接、冷靜地提供反饋。
1.清楚地說明您認為問題是什麼,
2是什麼讓您有這種感覺,
3以及您希望如何共同努力解決問題。
如果你需要一個話術範本,試試這個:
當我[聽到/觀察/反思]你的[行動/行為/輸出]時,我感到很擔心,因為 . .(像電影般細節的描述事實),我想了解您的觀點並談談我們如何解決這個問題。
@明確陳述具體事實。
@不要單向發言,而是彼此對話。
。
例句:
a. 我很擔心我最近從你那裡看到的工作品質or績效。我們可以談談這個嗎?
b. 你最近的幾個專案成果不夠全面,無法達到目標,所以讓我們討論為什麼會這樣以及如何解決它。
★ 本集分點章節:
(00:03:12) 美研調72%員工認同建設性批評
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★ 本集補充資料
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:: 你會給建設性批評嗎?|經營管理|EMBA雜誌
:: 回饋意見必須要有評量標準
★ 本集提到過往單集
:: Ep13 打造「互評會議」幫助團隊與工作, 提到大家 是要以誠實, 富有創意, 深具合作精神,來去提出問題,疑慮,建議。打造倡談的信任環境。而不是走鐘變成批鬥大會
:: Ep34 擺脫對負評耿耿於懷 TED暢銷講者如何面酸民
:: Ep30.讀書會|不能委婉又無法直接?
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