《不懂引導問話術,主管自己累成渣》用PDCA提問法主持會議
你有想過嗎,要如何擺脫沉悶無趣的會議方式,成為一個好的會議主持人?我更好奇的是,除了傳統的「是/否」、「對/錯」之類沒有討論空間的命令式問題外,還有什麼方法,能夠讓會議充滿更有建設性的討論?我從一本書裡找到滿意的答案。
部落格文章 https://readingoutpost.com/how-to-host-meeting/
Podcast 用聽的 https://readingoutpost.soci.vip/
.
#這本書在說什麼?
.
《不懂引導問話術,主管自己累成渣》這本書廣義來說,是教主管們如何提出「優質提問」,引導下屬採取行動、催生成長。狹義來說,書中的焦點實例在於「會議主持」,透過引導提問的方式,激發部屬的發言慾望和思考,達成更有效的討論。同樣的概念,也適用於任何的會議主持人,用來讓會議進行地更流暢、更活絡。
這本書的作者是日本〈商業引導服務〉機構的代表人新岡優子,曾任IT工程師、專案經理、公司顧問,目前運用自己在產業多元的經驗,協助其他公司進行團隊開發、領導能力、流程改善、會議改善。如同大部分日本的商業書籍,這是一本道理講得少、案例練習講得多的書。
書中很具體地展示了88個問句,如何應用在不同的情境和流程中,鉅細靡遺地說明使用時機和例外條件。這篇文章整理我讀完後的收穫,以及濃縮對我最有幫助的問句,畫成一張「主持會議的PDCA提問循環」提供日後參考。
.
#優質提問為什麼很重要?
.
先說結論:「好的提問能激發好的反思,好的反思容易帶來優質的行動」。在我的職場經驗裡,感受尤其深刻。最近有一位時常指導我的經理,對我(或對別人)最常問的一句話就是:「關於這件事,你有什麼想法?」每當自己被問到,腦中立馬千頭萬緒。
這句話真是簡單又萬用的提問,而且屢試不爽。當我們接到這個提問時,會為了回答而「反思」,也就是連結過去的經驗與價值觀,整理出自己的判斷與想法。反思很可能會帶來新的發現,促使積極的人發想具體的策略,最終促成「行動」。
在主持會議的時候,這句話也適用於對其他的與會者提問,激發對方的思考和表達,進而傾聽對方真實的訴求與想法。《莫守成規》這本書裡提到叛逆型的領導者會懂得跳脫框架、建立「關係」,而且不斷發問:「當我們藉由提問與他人互動時,彼此的關係會變得更強韌。」
作者精煉多年來傳授「引導提問術」的經驗寫道:「優化關係品質和思考品質,促進行動品質的提升,進而帶來成果品質的提升。」這就是優質的提問能達到的效果,提升整體團隊的關係與思考、採取具體行動、強化最終成果。
.
#如何激起部屬發言慾望?
.
站在主管兼會議主持人的角度,不外乎希望大家參與會議,是能夠「達成共識」、「解決問題」、「促進行動」。要讓團隊產生化學效應,最重要的就是加深彼此的「信賴」關係。作者提出五個基本功,若自然而然掛在嘴邊,便能提升部屬的發言慾望:
1.「謝謝。」保持真誠的笑容,無論部屬發言是否有益,皆表達感謝,讓人感到自己有所貢獻、還想再發言。
2.「原來如此,這也是一種看法。」聽到立場不同或者相反的意見時,表達接納對方的發言,但還不表示肯定對方的意見。
3.「讓我們一起來想辦法。」讓部屬把你當作一同思考的戰友,但要搭配問「各位覺得怎麼辦才好?」不要淪為只有自己動腦。
4.「……(不多話)」身為主管常有強烈使命感,認為自己要負責解決問題。然而,太多話只會剝奪部屬思考與發言機會。
5.「我還是想提出這個看法…」用於當團隊思考開始侷限、失焦時,用這句話擴大思考框架,或提出完全相反的想法。
此外,保持「謙遜」的態度也會讓部屬勇於發言。我讀管理名著《主管這樣帶人就對了》時寫下這則感想:「領導者要認知到,自己不一定得是團隊中懂最多或最厲害的人,懂得讓出空間給下屬發揮和表現,讓下屬來『教』自己。」
.
#開會時應該問哪些問題?
.
讀到這本書的後半段,看到作者把「PDCA循環」用來做為會議的審視和改善規則手法。但我對於制定會議的規則比較不感興趣,反而覺得這個循環很適合做為會議的起承轉合,我整理書中實用的問句範例,畫成以下這張「主持會議的PDCA提問循環」。
.
#主持會議的PDCA提問循環 (詳見附圖)
.
#PLAN
首先,是會議開始時的規劃(Plan)階段,提出「目前最大的問題是什麼?誰最困擾?我們最應該先解決的是什麼?」之類的問題,定義會議討論的主軸,凝聚大家的聚焦方向。
#DO
接著,是會議重頭戲的執行(Do)階段,針對討論方向開始向部屬提問:「關於這件事,你有什麼想法?你打算怎麼做?需要什麼協助?」透過這類問題,激發思考與討論,催生各種提案與想法,讓議題有一定程度的發散。
#CHECK
再來,是會議收斂的檢核(Check)階段,試著帶領團隊回顧,問道:「我們的討論是否有朝目標前進?」也可以向個人提問:「你可以用一句話總結這項重點嗎?」把討論完的策略與議題進行收斂,凝聚團隊共識,加深部屬對各個議題的認知。
#ACTION
最後,總結會議內容的行動(Action)階段,問出:「根據今天的討論,要採取哪些行動?」讓團隊針對共識,擬定各項行動。透過「所以誰能為這件事做什麼?」之類問題,讓各項行動有明確的執行者,完成這次的會議循環。
.
後記:#你喜歡哪一種工作風格?
.
《不懂引導問話術,主管自己累成渣》書中的88個問句範例,大部分是由(1)使用原理、(2)使用範例、(3)進階運用要訣、(4)宜避免使用的提問構成,適合讀者挑選符合自己風格的問句,進一步研究跟練習。
以我自己接觸過日本外商的經驗,還有之前讀到《2030轉職地圖》這本書裡獵頭專家談日本職場文化,可以知道日本的職場倫理上對下的態度,仍舊根深柢固。書中也有許多篇幅,在講尊敬前輩的用詞和問句要如何調整,台灣的讀者倒不一定要照單全收。
相比起「命令式」一口令一動作的帶領風格,這本書讓我提高對於「提問式」領導的意識。拋出問題讓部屬自己回答與尋找答案,更能夠促使部屬成長與進步,似乎也更符合年輕一代比較傾向自主、自由的工作風格。
關於提問這件事,你有什麼想法呢?
「職場倫理 文章」的推薦目錄:
- 關於職場倫理 文章 在 Facebook 的最讚貼文
- 關於職場倫理 文章 在 Facebook 的最讚貼文
- 關於職場倫理 文章 在 商業周刊(商周.com) Facebook 的最讚貼文
- 關於職場倫理 文章 在 [閒聊] 關於職場倫理- 看板Salary - 批踢踢實業坊 的評價
- 關於職場倫理 文章 在 職場倫理文章在PTT/Dcard完整相關資訊 - 健康急診室 的評價
- 關於職場倫理 文章 在 職場倫理文章在PTT/Dcard完整相關資訊 - 健康急診室 的評價
- 關於職場倫理 文章 在 職場倫理與文化~怎麼做才是對的 - Mobile01 的評價
- 關於職場倫理 文章 在 [請益] 職場倫理禮儀? | PTT 熱門文章Hito 的評價
- 關於職場倫理 文章 在 志玲老師的職場倫理 - Facebook 的評價
- 關於職場倫理 文章 在 職場倫理 | Dcard 的評價
- 關於職場倫理 文章 在 職場倫理尊重在PTT/Dcard完整相關資訊 的評價
- 關於職場倫理 文章 在 職場倫理尊重在PTT/Dcard完整相關資訊 的評價
- 關於職場倫理 文章 在 職場倫理是什麼在PTT/Dcard完整相關資訊 的評價
- 關於職場倫理 文章 在 職場倫理是什麼在PTT/Dcard完整相關資訊 的評價
- 關於職場倫理 文章 在 討論串(共4篇) - [閒聊] 職場倫理- 看板Salary 的評價
- 關於職場倫理 文章 在 [通識] 104-1 洪英正職場倫理與職場精神- NTUcourse - PTT生活 ... 的評價
職場倫理 文章 在 Facebook 的最讚貼文
【35歲,轉職該怎麼選?】
前日子讀者給我看一篇文章,關於存錢很重要。我點點頭!的確,能有足夠的錢才能擁有十足的安全感,而人人都嚮往一個安居的家,我媽也老希望女兒有個穩定的事業體,但怎麼辦?我就是沒有順水潮流的個性,隨著時間,我也看清自己的特質,與其穩穩守著漲不起來的薪水,何不為自己人生放手一搏。
前提是,人要有視野,也要有底氣,放手一搏才有成功的機率!在此之前你也做好了跌入萬丈深淵的打算。所以感情上我勸人分手,但職場上很少勸人離職,而且總要人切記三思。
這陣子也很多讀者來問關於轉職的問題:
讀者A,目前薪資五萬,工作時間穩定,未來發展性不確定偏高,職場最大的問題是人,雖然跟工作內容無關,但間接影響了情緒,導致生活有些焦慮。最近應徵上其他公司,工時高,需外派,屬於高壓有挑戰的環境,心聲嚮往卻怕三十五歲這年紀無法勝任該怎麼辦?
我回答:「想著人活不過四十歲,就挺好做決定的。」
當初我三十五歲決定成為一名旅者,並沒有下了任何破釜沉舟的決心,畢竟三十歲那年打工度假交會我,只要缺錢,再回職場上班即可。在國外我做過草莓工,當過蘋果包裝員,我的同事也有五六十歲的阿姨伯伯!到底為什麼人一輩子只能做「某些類型」的工作。工作就是為了賺錢、維持生活,然後享受更好的生活,工作成就並不能讓你維持榮耀光芒一輩子,生活成就才可以。
千萬不要想著「老娘打死都不吃回頭草!」你想著人一輩子若無病痛,工作到六十五歲才能退休,你明明不喜歡穩定,偏偏逼自己要工作、存錢、買房!這才是悲劇。
讀者B,公職工作想轉行,雖然花了幾年才考上,但做了幾年真的身心俱疲想要離開,問我關於職場回鍋的問題。他說:你書中有提到三十歲後的壯由歸來後,直接回鍋原公司,姑且不論什麼原因,但又再度離開,二度離職同一間公司有什麼心理關卡嗎?
我直接老實的回:「錢花光了!就回去上班,也沒什麼特別心力壓力。畢竟老闆也給了留職停薪的選項,回去上班也是理所當然。」
當年準備結束打工度假回台灣的人,都有一個巨大恐懼的心理壓力!就是回台灣找工作,畢竟國外打工的一周薪水都可能比某些南部正式行政職員多,產生了巨大薪資差距心理副作用。會心想:「待在台灣工作真的很沒錢途!」多恨沒申請打工度假二簽,或是直接申請永久居留。
當然你無法改變環境、政治正確、職場倫理等,就必須學會接受、面對。我認為職場只是人生階段的過渡期,不需要產生過多的愛恨糾扯,待在不適應的環境就離職,待在沒有發展性的公司就離職,待在沒有錢途的公司就離職,不是理所當然的嗎?
所以歸來第二次離職就沒有心理關卡,因為很確定「這不是我要的」,但也明白「哪天缺錢還是可能會回來」,畢竟累積了幾十年的產業人脈,我還是很有用的。
三十四歲離職旅行五年六十多國,很多人羨慕忌妒恨!但我不會對號入座別人的恨意,也不會慫恿誰跟我一樣!畢竟每個人要的不一樣,只是你必須清楚自己要的生活是什麼,嚮往在哪裡,就不會貧窮感爆棚,總覺得別人很好,自己過得很差。
你選擇看見什麼,你就會得到什麼。
但別把別人的價值觀,都照單全收。
✈ 西班牙 塞歌維亞
-
生活中,選擇留下合適舒服的人
博客來:https://reurl.cc/4yEqzV
誠品:https://reurl.cc/qm79mN
金石堂:https://reurl.cc/mq8Wn9
職場倫理 文章 在 商業周刊(商周.com) Facebook 的最讚貼文
【曾被判斷不能經商...斜槓CEO花十年才明白:說你做不到的人,其實能力比你差】
我成長於親友都遠比我優秀的環境裡,也因此養成了自卑的特質。剛回到台灣時,很多的職場倫理及淺規則,讓我困擾不已。當時我不知道目標與規則是甚麼,毎次都被打槍。長達許多年,我毎天活在道歉之中。
一路上我毎轉換一次跑道,我就會遇到那熟悉的問題,總是有無數的人想要指導、關心,告訴我「你做的不好」、「你應該聽他們的」,即便就算他們自己根本也完全沒經驗也一樣。後來慢慢的我理解了,因為他們是被這樣教育出來的,而這樣的人,也會用相同的方式對待他人…⬇️⬇️⬇️ht
職場倫理 文章 在 職場倫理文章在PTT/Dcard完整相關資訊 - 健康急診室 的推薦與評價
關於「職場倫理文章」標籤,搜尋引擎有相關的訊息討論:. 上班族十大職場倫理須知! - GL襯衫表面上的和諧,不一定是真的,主管會認為是故意行為,進而造成內部不和諧 ... ... <看更多>
職場倫理 文章 在 職場倫理文章在PTT/Dcard完整相關資訊 - 健康急診室 的推薦與評價
關於「職場倫理文章」標籤,搜尋引擎有相關的訊息討論:. 上班族十大職場倫理須知! - GL襯衫表面上的和諧,不一定是真的,主管會認為是故意行為,進而造成內部不和諧 ... ... <看更多>
職場倫理 文章 在 [閒聊] 關於職場倫理- 看板Salary - 批踢踢實業坊 的推薦與評價
今天老闆群發幾篇文章給大家,
其中有一封強調「職場倫理」這件事,
我的確也是個職場新鮮人+菜鳥的雙重白目組合,
我還是覺得秘書張小姐一開始的舉動,應該是OK的吧Q_Q
錯就錯在他跑去跟其它部門主管抱怨,而且還白痴告訴主管他沒寄信。
-----------------------------
工作倫理/劉墉
「糟了!糟了!」王經理放下電話,就叫了起來:「那家便宜的東西,根本不合規格
,還是原來的林老闆好。」狠狠搥了一下桌子:「可是,我怎麼那麼糊塗,寫信把他臭駡
一頓,還罵他是騙子,這下麻煩了!」
「是阿!」秘書張小姐轉身站起來:「我那時候不是說嗎?要您先冷靜,冷靜,再寫
信您不聽阿!」
「都怪我在氣頭上,想到這小子過去一定騙了我,要不然別人怎麼會那樣便宜。」王
經理來回踱著步子,指了指電話:「把電話告訴我,我親自打電話去道歉!!」
秘書一笑,走到王經理桌前:「不用了!告訴您,那封信我根本沒寄。」
「沒寄?」
「對!」張小姐笑吟吟地說。
「嗯......」王經理坐了下來,如釋重負,停了半晌,又突然抬頭:「可是我當時不
是叫妳立刻發出嗎?」
「是阿!但我猜到您會後悔,所以壓下來了。張小姐轉過身,歪著頭笑笑。」
「壓了三個星期?」
「對!您沒想到吧?」
「我是沒想到。」王經理低下頭去,翻記事本:「可是,我叫妳發,妳怎麼能壓?那
麼最近發南美的那幾封信,妳也壓了?」
「我沒壓。」張小姐臉上更亮麗了:「我知道什麼該發,什麼不該發....」
「妳作主還是我作主?」沒想到王經理居然霍地站起來,沉聲問。
張小姐呆住了,眼眶一下濕了,兩行淚珊然落下,顫抖著,哭喊著:「我,我做錯了
嗎?」
「妳做錯了!」王經理斬釘截鐵地說。
★?★?★?★?★?★?★?★?★?★?★?★?★?★?★?★?★?★?
張小姐被記了一個小過,是偷偷記的,公司裡沒人知道。但是好心沒好報,一肚子委
屈的張小姐,再也不願意伺候這位「是非不分」的主管。她跑去孫經理的辦公室訴苦,希
望調到孫經理的部門。
「不急!不急!」孫經理笑笑說:「我會處理。」
隔兩天,果然作了處理,張小姐一大早就接到一份緊急通知。打開通知,她臉色蒼白
地坐下。張小姐被解雇了。
☆?☆?☆?☆?☆?☆?☆?☆?☆?☆?☆?☆?☆?☆?☆?☆?☆?☆?
想一想,看完這個故事,你有什麼感想?這是個不是人的公司,王經理不是人,孫經
理也不是人,明明是張秘書救了公司,他們居然非但不感激,還恩將仇報,對不對?
※?※?※?※?※?※?※?※?※?※?※※?※?※?※?※※?※?
如果你說「對」,那你就錯了!假使一個秘書,可以不聽命令,自由心證地把主管要
她立刻發的信,壓下三個禮拜不發,這樣的「黑箱作業」,以後交代她做事,誰能放心?
再進一步說,自己部門的事,跑去跟別的部門主管抱怨,這工作的忠誠又在那裡?如
果孫經理收了她,能不跟王經理「對上」?而且哪位主管不會想:「今天她背著主管來向
我告狀,改天她會不會倒戈,又跟別人告我一狀?」
所以張小姐不但錯,而且錯大了,她非但錯在不懂人性,更錯在不懂工作倫理。
※?※?※?※?※?※?※?※?※?※?※※?※?※?※?※※?※?
有一位在日商公司上班的女孩對我說:「那些日本主管最假了,白天上班的時候道貌
岸然,可是下班後去pub三杯下肚,就好像變了個人完全沒了主管的樣子,跟我們下面這
些人又唱又叫。」很鄙夷地一笑;「但是第二天在電梯裡碰到了,跟他輕鬆打招呼,他又
恢復死相。」
這年輕小姐就是不懂「公是公,私是私」的道理。主管下班請客,一擲千金不代表你
吃中飯,買便當,就能跟他不分帳。老闆私下送你一個精美的記事本,不代表你可以把公
司的鉛筆,橡皮擦帶回家。
※?※?※?※?※?※?※?※?※?※?※※?※?※?※?※※?※?
這又使我想起一件事:有個雜誌社給我作專訪,出刊後,先送了一本給我,因為寫得
相當好,圖片和編排也很講究,我心想可以送一本給朋友,再多帶一本回紐約,就打電話
給雜誌社的主編,請她多給我兩本。
主編不在,是一位小姐接的「麻煩妳轉告主編,我希望多要兩本這期的雜誌。」我對
她說;「這個阿,沒問題!您派個人過來拿就成了。」小姐爽快地說。
「我立刻派人過去,把雜誌拿回來。」
跟著就接到主編的電話:「對不起,劉先生,您來電話的時候我不在,雜誌收到了吧
?我特別多送了兩本,一共四本。」停了一下,她又說:「可是,對不起阿!我想知道是
我們公司的哪位小姐,說您可以立刻派人過來拿。」
我愣了一下,說:「有問題嗎?」
「當然沒問題,您要十本都沒問題,我只是對工作倫理的一種考核。」我沒有告訴她
是誰,據說她還是查出來,作了處分。事後,我常想她何必這麼計較呢?她計較最少有三
個原因:
一.既然我找她要書,過去也都是由她跟我接觸、採訪,屬下就該轉告,而不該代她作主
。
二.明明可以由她一句話,賣給我的面子,被別人莫名其妙地賣了。
三.好像送雜誌不稀奇,小事一樁,人人能作主。結果,連公司產品的價值都被貶低了。
※?※?※?※?※?※?※?※?※?※?※※?※?※?※?※※?※?
不懂工作倫理,在不該說話的時候說話,不該作主的時候作主,是社會新鮮人(職場
老鳥亦可能)常犯的毛病。你必須知道,無論你幫老闆管多少事情,也無論老闆多糊塗,
甚至依賴你到沒你在,他連電話都不會撥的程度。他畢竟是你的老闆,也畢竟還有他作主
;出了錯,他最先承擔;有面子,也該由他來賣。
此外,你必須知道老闆永遠是向著老闆,就算工作上對立,在立場上也一致。如同記
者平常搶新聞,誰也不讓誰,但是哪天有人打了記者卻所有記者都會團結起來槍口朝外。
所以一個不忠於自己主管的職員,很難得到別的主管欣賞。當你賣面子,表示自己有
辦法,偷偷把自己公司的消息,告訴別人。即使他得了好處,也不會尊重你,只可能竊笑
說:「這人最沒城府,以後找他下手。」他甚至會拿你的「傻」,來告誡自己的職員。
OOO補充:
關於第一個案例,有的人會說,公司不是要求我們「有些事情不必主管交代...」沒錯
,你看到任何不利於公司的事情,都應該提出來,就像故事中的秘書張小姐:「我那時候
不是說嗎?要您先冷靜,冷靜,再寫信您不聽阿!」但是王經理還是要求把信發出去!張
秘書已經盡到提醒的責任,所以失誤的責任在王經理。張秘書若真的覺得不妥,也只能提
出更充分的理由來說服主管,但是絕對不能自己作主不發信。
--
※ 發信站: 批踢踢實業坊(ptt.cc)
◆ From: 220.136.179.51
... <看更多>